Vu et entendu au bulletin de nouvelles régionales de Québec de 18h de TVA, le mardi 25 septembre 2012 : À la demande de la Commission Charbonneau (Commission d’enquête sur l’octroi et la gestion des contrats publics dans l’industrie de la construction), la Ville de Québec a dû retrouver et numériser plus de 16 000 pages de documents relatifs à tous les contrats accordés entre 1996 et 2011. L’équivalent de la hauteur 32 blocs de papier à photocopie (1,6 mètre) , comme s'amusait à l’illustrer le reporter. Une mise au défi du système de gestion documentaire de la Ville et de l’accessibilité de ses documents d’archives, y compris de ceux provenant des anciennes villes maintenant fusionnées avec la capitale.
Un défi relevé par le personnel du greffe, des archives et du service des approvisionnements. Un effort de trois semaines.
Comme quoi, un bon système de gestion documentaire et des règles de gestion du cycle de vie des documents adéquates constituent un atout majeur en de telles circonstances !
Michel Roberge
Aucun commentaire:
Publier un commentaire